Page 207 - Annual Report MOTAC 2016
P. 207
ARKIB NEGARA
MALAYSIA
Pengurusan Rekod Kerajaan
Prestasi sepanjang tahun 2016 telah memperlihatkan peningkatan yang lebih baik berbanding tahun
2015 dari segi penerimaan rekod awam dan pemprosesannya. Jumlah bahan fail yang dipindahkan
dari pejabat awam telah meningkat sebanyak 2.8% dengan jumlah 17,791 unit fail berukuran 286.85
meter panjang. Begitu juga dengan bahan bukan fail yang diterima juga memperlihatkan peningkatan
sebanyak 21% dengan jumlah 6,050 unit bahan berbanding 4,982 unit bahan yang diterima pada tahun
2015.
Dari segi pemprosesan rekod awam, sejumlah 20,526 unit bahan fail dan bukan fail telah diproses dan
dipindahkan ke Seksyen Repositori manakala sejumlah 22,837 unit bahan telah disenaraikan ke dalam
sistem COMPASS. Pemprosesan rekod pada tahun ini memperlihatkan peningkatan sebanyak 19%
berbanding tahun 2015. Sebanyak 19,394 unit bahan juga telah diwasap. Pada masa yang sama, dua siri
projek URUS telah diadakan pada tahun ini bertujuan untuk melegakan ruang penyimpanan rekod di
samping menyegerakan pemindahan rekod yang mencapai taraf arkib ke Seksyen Repositori.
Pengurusan Rekod Elektronik
Tahun 2016 adalah merupakan tahun di mana ANM bercadang untuk beralih daripada sistem HP
Records Manager (HPRM) yang telah digunakan sejak tahun 2008 kepada sistem Digital Document
Management System 2.0 (DDMS 2.0). Ini berikutan ANM merupakan salah satu agensi perintis/ subject
matter expert bagi Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
dalam merealisasikan sistem yang diterajui oleh mereka. Pemasangan dan penggunaan DDMS 2.0 bagi
Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia telah bermula pada 1 November 2016.
Peralihan kepada DDMS 2.0 dibuat memandangkan Arkib Negara merupakan sebahagian dari pasukan
projek DDM S2.0 yang diterajui oleh MAMPU selain berperanan sebagai pakar rujuk (Subject matter
Expert) dalam bidang pengurusan rekod.
Bagi mengemaskini klasifikasi fail Jabatan dan sebagai asas kepada pembangunan Jadual Pelupusan
Rekod Arkib Negara, Bengkel Pengharmonian Klasifikasi Fail Arkib Negara Malaysia dan Arkib Negara
Malaysia Negeri telah diadakan pada 26 hingga 27 Mei 2016 Dewan Tun Rahah, Memorial Tun Abdul
Razak (MTAR) serta pada 14 hingga 15 Mei 2016 di Bilik Latihan PPPAV, Ibu Pejabat Arkib Negara
Malaysia. Bengkel ini bertujuan untuk menyeragamkan klasifikasi di antara ibu pejabat dan ANM
Negeri. Selain daripada itu bengkel ini juga diadakan sebagai persediaan kearah penggunaan sistem
pengurusan rekod elektronik di ANM Negeri pada tahun 2017.
Selain itu, ANM juga telah menganjurkan Konvensyen Pengurusan Rekod 2016 pada 16 hingga 17 Ogos
2016 bertempat di Dewan Seri Siantan, Perbadanan Putrajaya. Konvensyen ini bertujuan meningkatkan
pengetahuan mengenai kepentingan pengurusan rekod digital secara sistematik dan berkesan dari
peringkat pewujudan hingga ke pelupusan bagi membolehkan rekod digunakan sebagai bahan bukti;
memberikan kesedaran dan meningkatkan kefahaman penjawat awam mengenai pengurusan rekod
digital serta berkongsi maklumat dan pengetahuan mengenai pelaksanaan penggunaan aplikasi
pengurusan rekod digital di sektor awam
207KEMENTERIAN
PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN
MALAYSIA
MALAYSIA
Pengurusan Rekod Kerajaan
Prestasi sepanjang tahun 2016 telah memperlihatkan peningkatan yang lebih baik berbanding tahun
2015 dari segi penerimaan rekod awam dan pemprosesannya. Jumlah bahan fail yang dipindahkan
dari pejabat awam telah meningkat sebanyak 2.8% dengan jumlah 17,791 unit fail berukuran 286.85
meter panjang. Begitu juga dengan bahan bukan fail yang diterima juga memperlihatkan peningkatan
sebanyak 21% dengan jumlah 6,050 unit bahan berbanding 4,982 unit bahan yang diterima pada tahun
2015.
Dari segi pemprosesan rekod awam, sejumlah 20,526 unit bahan fail dan bukan fail telah diproses dan
dipindahkan ke Seksyen Repositori manakala sejumlah 22,837 unit bahan telah disenaraikan ke dalam
sistem COMPASS. Pemprosesan rekod pada tahun ini memperlihatkan peningkatan sebanyak 19%
berbanding tahun 2015. Sebanyak 19,394 unit bahan juga telah diwasap. Pada masa yang sama, dua siri
projek URUS telah diadakan pada tahun ini bertujuan untuk melegakan ruang penyimpanan rekod di
samping menyegerakan pemindahan rekod yang mencapai taraf arkib ke Seksyen Repositori.
Pengurusan Rekod Elektronik
Tahun 2016 adalah merupakan tahun di mana ANM bercadang untuk beralih daripada sistem HP
Records Manager (HPRM) yang telah digunakan sejak tahun 2008 kepada sistem Digital Document
Management System 2.0 (DDMS 2.0). Ini berikutan ANM merupakan salah satu agensi perintis/ subject
matter expert bagi Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
dalam merealisasikan sistem yang diterajui oleh mereka. Pemasangan dan penggunaan DDMS 2.0 bagi
Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia telah bermula pada 1 November 2016.
Peralihan kepada DDMS 2.0 dibuat memandangkan Arkib Negara merupakan sebahagian dari pasukan
projek DDM S2.0 yang diterajui oleh MAMPU selain berperanan sebagai pakar rujuk (Subject matter
Expert) dalam bidang pengurusan rekod.
Bagi mengemaskini klasifikasi fail Jabatan dan sebagai asas kepada pembangunan Jadual Pelupusan
Rekod Arkib Negara, Bengkel Pengharmonian Klasifikasi Fail Arkib Negara Malaysia dan Arkib Negara
Malaysia Negeri telah diadakan pada 26 hingga 27 Mei 2016 Dewan Tun Rahah, Memorial Tun Abdul
Razak (MTAR) serta pada 14 hingga 15 Mei 2016 di Bilik Latihan PPPAV, Ibu Pejabat Arkib Negara
Malaysia. Bengkel ini bertujuan untuk menyeragamkan klasifikasi di antara ibu pejabat dan ANM
Negeri. Selain daripada itu bengkel ini juga diadakan sebagai persediaan kearah penggunaan sistem
pengurusan rekod elektronik di ANM Negeri pada tahun 2017.
Selain itu, ANM juga telah menganjurkan Konvensyen Pengurusan Rekod 2016 pada 16 hingga 17 Ogos
2016 bertempat di Dewan Seri Siantan, Perbadanan Putrajaya. Konvensyen ini bertujuan meningkatkan
pengetahuan mengenai kepentingan pengurusan rekod digital secara sistematik dan berkesan dari
peringkat pewujudan hingga ke pelupusan bagi membolehkan rekod digunakan sebagai bahan bukti;
memberikan kesedaran dan meningkatkan kefahaman penjawat awam mengenai pengurusan rekod
digital serta berkongsi maklumat dan pengetahuan mengenai pelaksanaan penggunaan aplikasi
pengurusan rekod digital di sektor awam
207KEMENTERIAN
PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN
MALAYSIA
