Page 161 - Laporan Tahunan Kementerian Pelancongan Dan Kebudayaan Malaysia 2015
P. 161
Kementerian Pelancongan
dan Kebudayaan Malaysia
CAWANGAN PENGURUSAN REKOD, KEURUSETIAAN Projek Digital Document Management System
DAN KUALITI (DDMS)
1. Unit Pengurusan Rekod Projek Digital Document Management System
(DDMS) telah digunakan secara meluas di
• P ada tahun 2015 Unit Pengurusan Rekod telah Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan mulai
menjalankan naziran di Pejabat Negeri untuk bulan Disember 2015. Bilik Registri berpusat juga
memastikan pematuhan kepada prosedur dan telah disediakan lengkap dengan peralatan yang
piawaian pengurusan rekod iaitu bagi pejabat diperlukan. Latihan telah diberikan kepada semua
MOTAC Terengganu pada 14-16 April 2015 dan pengguna sebelum aplikasi ini diperluaskan. Adalah
Pejabat MOTAC Wilayah Persekutuan Labuan diharapkan agar semua pegawai dan kakitangan
pada 24-26 April 2015. kementerian menggunakan aplikasi ini bagi
memudahkan penyimpanan rekod dan fail.
• Kursus Pengurusan Rekod (dengan kerjasama
Bahagian Sumber Manusia) telah diadakan 2.➢ Unit Keurusetiaan
pada 4-5 Mac 2015. Kursus ini dijalankan
bagi memberikan kefahaman mengenai Bahagian ini turut berperanan menjalankan
pengendalian fail bagi pegawai dan kakitangan tugasan sebagai keurusetiaan dalam menguruskan
Kementerian. Mesyuarat Pengurusan yang dipengerusikan oleh
Ketua Setiausaha Kementerian dan Mesyuarat
• B engkel Jadual Pengurusan Rekod pula telah Pasca Kabinet yang dipengerusikan oleh YB
diadakan pada 31 Mac – 1 April 2015 untuk Menteri Pelancongan dan Kebudayaan. Mesyuarat
memuktamadkan Jadual Pelupusan Rekod Pengurusan yang telah diadakan sebanyak 21 kali
Fungsian Kementerian Pelancongan dan sepanjang tahun 2015 dan Mesyuarat Pasca Kabinet
Kebudayaan. Dengan adanya jadual ini, akan diadakan sebanyak 7 kali.
memudahkan pelupusan fail bila telah sampai
tempoh yang telah ditetapkan. 3. Unit Kualiti
• P elupusan fail telah dijalankan untuk 3 • Seksyen ini berfungsi sebagai urusetia bagi
bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, menyelaras keperluan penyediaan dokumen
Bahagian Kewangan dan Unit Perundangan kualiti seperti Star Rating (SSR), MS ISO dan
melibatkan 182.77 meter panjang rekod. 5S. Bidang tugas yang paling utama dalam
• Pemindahan rekod ke Arkib Negara juga telah seksyen ini adalah MS ISO 9001:2008. MS
dilaksanakan iaitu melibatkan fail berjumlah ISO 9001:2008 adalah satu standard bertulis
200 unit dan 25 unit bahan bukan fail.. yang menetap dan menerangkan elemen
keperluan asas yang perlu ada dalam Sistem
Pengurusan Kualiti (SPK) bagi memastikan
perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah
organisasi dapat memenuhi kehendak
pelanggan. Dalam urusan MS ISO ini, seksyen
ini berperanan membantu Wakil Pengurusan
bagi menyedia, menyenggara, mengedar dan
mengawal Dokumen SPK, menjadi urusetia
untuk mengumpul dan menganalisa data
158 - 159
dan Kebudayaan Malaysia
CAWANGAN PENGURUSAN REKOD, KEURUSETIAAN Projek Digital Document Management System
DAN KUALITI (DDMS)
1. Unit Pengurusan Rekod Projek Digital Document Management System
(DDMS) telah digunakan secara meluas di
• P ada tahun 2015 Unit Pengurusan Rekod telah Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan mulai
menjalankan naziran di Pejabat Negeri untuk bulan Disember 2015. Bilik Registri berpusat juga
memastikan pematuhan kepada prosedur dan telah disediakan lengkap dengan peralatan yang
piawaian pengurusan rekod iaitu bagi pejabat diperlukan. Latihan telah diberikan kepada semua
MOTAC Terengganu pada 14-16 April 2015 dan pengguna sebelum aplikasi ini diperluaskan. Adalah
Pejabat MOTAC Wilayah Persekutuan Labuan diharapkan agar semua pegawai dan kakitangan
pada 24-26 April 2015. kementerian menggunakan aplikasi ini bagi
memudahkan penyimpanan rekod dan fail.
• Kursus Pengurusan Rekod (dengan kerjasama
Bahagian Sumber Manusia) telah diadakan 2.➢ Unit Keurusetiaan
pada 4-5 Mac 2015. Kursus ini dijalankan
bagi memberikan kefahaman mengenai Bahagian ini turut berperanan menjalankan
pengendalian fail bagi pegawai dan kakitangan tugasan sebagai keurusetiaan dalam menguruskan
Kementerian. Mesyuarat Pengurusan yang dipengerusikan oleh
Ketua Setiausaha Kementerian dan Mesyuarat
• B engkel Jadual Pengurusan Rekod pula telah Pasca Kabinet yang dipengerusikan oleh YB
diadakan pada 31 Mac – 1 April 2015 untuk Menteri Pelancongan dan Kebudayaan. Mesyuarat
memuktamadkan Jadual Pelupusan Rekod Pengurusan yang telah diadakan sebanyak 21 kali
Fungsian Kementerian Pelancongan dan sepanjang tahun 2015 dan Mesyuarat Pasca Kabinet
Kebudayaan. Dengan adanya jadual ini, akan diadakan sebanyak 7 kali.
memudahkan pelupusan fail bila telah sampai
tempoh yang telah ditetapkan. 3. Unit Kualiti
• P elupusan fail telah dijalankan untuk 3 • Seksyen ini berfungsi sebagai urusetia bagi
bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, menyelaras keperluan penyediaan dokumen
Bahagian Kewangan dan Unit Perundangan kualiti seperti Star Rating (SSR), MS ISO dan
melibatkan 182.77 meter panjang rekod. 5S. Bidang tugas yang paling utama dalam
• Pemindahan rekod ke Arkib Negara juga telah seksyen ini adalah MS ISO 9001:2008. MS
dilaksanakan iaitu melibatkan fail berjumlah ISO 9001:2008 adalah satu standard bertulis
200 unit dan 25 unit bahan bukan fail.. yang menetap dan menerangkan elemen
keperluan asas yang perlu ada dalam Sistem
Pengurusan Kualiti (SPK) bagi memastikan
perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah
organisasi dapat memenuhi kehendak
pelanggan. Dalam urusan MS ISO ini, seksyen
ini berperanan membantu Wakil Pengurusan
bagi menyedia, menyenggara, mengedar dan
mengawal Dokumen SPK, menjadi urusetia
untuk mengumpul dan menganalisa data
158 - 159
