Teks Ucapan Ketua Setiausaha Kementerian Pelancongan Dan Kebudayaan Malaysia sempena Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Peringkat Dewan/Majlis Bandaraya 2015
TEKS UCAPANKETUA SETIAUSAHA
KEMENTERIAN PELANCONGAN DAN KEBUDAYAAN MALAYSIA
YBHG. TAN SRI DR. ONG HONG PENG
MAJLIS PENGHARGAAN PENGURUSAN REKOD PERINGKAT DEWAN/MAJLIS BANDARAYA 2015
2 DISEMBER 2015 (SELASA) 3.00 PETANG
(Senarai salutasi disediakan oleh pihak penganjur)
Yang Berusaha Saudari Pengacara Majlis,
YBhg. Datuk Haji Ab. Ghaffar A. Tambi
Timbalan Ketua Setiausaha (Kebudayaan)
Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan Malaysia,
Yang Berusaha Encik Azemi Abdul Aziz
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia,
Puan Faridah Ishak
Timbalan Ketua Pengarah (Sektor Perancangan dan Pengurusan)
Arkib Negara Malaysia,
YBhg. Datuk-Datuk Bandar Dewan/Majlis Bandaraya; dan
Tuan-Tuan / Puan-Puan yang saya hormati sekalian.
Selamat Petang, Salam Sejahtera dan Salam 1 Malaysia,
PENDAHULUAN
1. Saya mengucapkan selamat datang kepada hadirin sekalian kerana dapat bersama-sama berkumpul di dalam Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Peringkat Dewan/Majlis Bandaraya 2015 pada petang ini.
2. Terlebih dahulu, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada YBrs. Encik Azemi Abdul Aziz, Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia atas kesudian menjemput saya bagi merasmikan Majlis ini.
3. Saya juga ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada kakitangan Arkib Negara Malaysia di atas kejayaan penganjuran Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod peringkat Dewan/Majlis Bandaraya bersempena Sambutan Hari Arkib Negara yang ke 58 pada hari ini.
TUJUAN MAJLIS PENGHARGAAN PENGURUSAN REKOD TERBAIK
4. Sebagaimana dimaklumkan oleh Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia sebentar tadi, Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik pada tahun ini merupakan kali yang ketiga penganjurannya dengan matlamat utamanya memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Dewan/Majlis Bandaraya yang telah melaksanakan tadbir urus pengurusan rekod terbaik dan Anugerah Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Cemerlang. Penganjuran Majlis ini menunjukkan komitmen Arkib Negara Malaysia untuk terus membudayakan tadbir urus pengurusan rekod terbaik di Dewan/Majlis Bandaraya dan agensi-agensi kerajaan.
TADBIR URUS PENGURUSAN REKOD
Hadirin yang dihormati sekalian,
5. Sebagaimana kita sedia maklum, tumpuan utama Kerajaan pada masa kini adalah untuk meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam. Tadbir urus yang terbaik atau good governance adalah penting bagi memastikan sistem penyampaian perkhidmatan awam yang cemerlang dapat dicapai.
6. Sehubungan dengan itu, salah satu elemen penting yang perlu ditekankan dalam tadbir urus yang terbaik adalah pengurusan rekod. Tadbir urus pengurusan rekod perlu memberi penumpuan kepada dua (2) aspek iaitu:
(a) Pematuhan, di mana setiap agensi mematuhi undang-undang, peraturan, piawaian pengurusan rekod yang sedang berkuatkuasa dengan harapan penjawat awam dapat berkongsi maklumat secara telus dan bertanggungjawab; dan
(b) Prestasi, di mana program dan aktiviti pengurusan rekod dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai penyampaian perkhidmatan awam yang cemerlang melalui penggunaan maklumat dan rekod yang tepat dan cepat.
7. Dalam hal ini, Arkib Negara Malaysia telah memainkan peranan dengan menyebarluaskan kepentingan rekod melalui pendekatan dengan mengadakan Penilaian Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik. Melalui penilaian Pengurusan Rekod Terbaik ini, secara tidak langsung mendorong Dewan/Majlis Bandaraya mematuhi undang-undang dan prosedur pengurusan rekod yang berkuatkuasa.
8. Penilaian ini juga digunakan sebagai satu kaedah untuk menilai sistem, proses, pematuhan dan pelaksanaan program-program pengurusan rekod yang dilaksanakan oleh Dewan/Majlis Bandaraya. Berdasarkan keputusan penilaian, pengiktirafan diberi melalui Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik pada hari ini.
9. Walaupun Penghargaan ini menetapkan ranking di antara Majlis/Dewan Bandaraya di Malaysia, tetapi apa yang lebih penting adalah untuk mendidik dan memastikan prestasi pengurusan rekod di Dewan/Majlis Bandaraya berada di peringkat yang terbaik dan cemerlang.
PEMBAHARUAN PELAKSANAAN SISTEM NILAIAN AUDIT REKOD (ezSiNAR)
Hadirin yang dihormati sekalian,
10. Pelaksanaan penilaian kendiri oleh Dewan/Majlis Bandaraya dalam Sistem Nilaian Audit Rekod atau ezSiNAR adalah salah satu elemen pembaharuan yang sangat sesuai dilaksanakan bagi Penilaian Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik.
11. Sekiranya Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik ini dijadikan salah satu acara tetap sempena Sambutan Hari Arkib Negara setiap tahun, suntikan elemen-elemen baru dalam kriteria penilaian perlu diadakan dari semasa ke semasa.
AMALAN TERBAIK PENGURUSAN REKOD
12. Saya dimaklumkan bahawa secara keseluruhannya, pematuhan Dewan/Majlis Bandaraya kepada prosedur dan piawaian pengurusan rekod di Dewan/Majlis Bandaraya di tahap yang baik. Maklumat dan rekod yang diperlukan oleh stakeholder dan orang awam dapat disediakan dengan tepat, lengkap dan dalam jangkamasa yang ditetapkan.
13. Pengurusan maklumat dan rekod di Dewan/Majlis Bandaraya juga telah dijadikan aset yang 'dimiliki' bagi kesinambungan institutional memory. Amalan terbaik dan inovasi dalam pengurusan rekod juga telah banyak dilaksanakan secara dalaman yang tidak melibatkan sebarang kos. Ini telah menyelesaikan masalah dan seterusnya memberi impak besar dari segi sumber manusia, masa dan proses kerja seharian.
14. Dengan 12 Dewan/Majlis Bandaraya yang menyertai Penghargaan Pengurusan Rekod pada kali ini, sudah tentu banyak amalan terbaik dan inovasi pengurusan rekod yang sebahagian besarnya sesuai untuk diadaptasi dan diperluaskan penggunaannya kepada PBT dan agensi-agensi lain.
15. Sehubungan itu, adalah diharapkan agar Arkib Negara Malaysia dapat mendokumentasikan Koleksi Amalan-Amalan Terbaik Pengurusan Rekod dalam bentuk buku dan diedarkan kepada pihak berkuasa tempatan dan agensi-agensi kerajaan di peringkat persekutuan dan negeri.
16. Usaha untuk mengkomersialkan amalan baik dan inovasi pengurusan rekod perlu dipergiatkan agar penggunaannya dapat dioptimumkan, terutama dalam konteks perkongsian pintar. Dengan cara ini, agensi tidak perlu "reinvent the wheel" bagi mendapatkan penyelesaian kepada masalah yang sama dalam menguruskan maklumat dan rekod.
KOLABORASI DENGAN KERAJAAN NEGERI
Hadirin sekalian,
17. Di sini saya amat mengalu-alukan program-program kerjasama atau kolaborasi di antara Arkib Negara Malaysia dengan agensi-agensi Negeri seperti yang telah dilaksanakan melalui penilaian bersama dengan Pustaka Negeri Sarawak dan Arkib Negeri Sarawak. Semoga kerjasama ini dapat diteruskan pada masa yang akan datang. Kolaborasi ini membuktikan adanya kerjasama erat di antara Arkib Negara Malaysia di peringkat persekutuan dan agensi di peringkat Negeri terutamanya di Sabah dan Sarawak.
PENGHARGAAN DAN PENGIKTIRAFAN KEPADA PEMENANG
18. Pada hari ini, kita akan menyaksikan penyampaian Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik kepada Dewan/Majlis Bandaraya yang telah mencapai tahap terbaik dalam pengurusan rekod. Tahniah dan syabas kepada Dewan/Majlis yang bakal dinobatkan sebagai penerima Anugerah Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik. Semoga dengan kejayaan yang diterima oleh Dewan/Majlis Bandaraya ini menjadi contoh kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) dan agensi-agensi persekutuan dan agensi negeri yang lain.
PENUTUP
19. Akhir kata, sekali lagi saya ucapkan tahniah kepada Jawatankuasa penganjur dan semua warga Arkib Negara Malaysia yang terlibat dalam menjayakan Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Tahun 2015 ini.
20. Dengan ini, sukacita saya merasmikan Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Peringkat Dewan/Majlis Bandaraya Tahun 2015.
Sekian, terima kasih.
Last updated :